6 maneiras de gerenciar o seu tempo

“O tempo não para”, já disse Cazuza, no final da década de 80. Hoje ainda a canção é atual, já que é cada vez mais comum o nosso desejo de que o dia tenha mais que 24 horas. Mas, e se você tivesse a capacidade de fazer com que duas ou três horas a mais aparecesse como mágica no seu dia? Você seria mais produtivo ou se enrolaria em ainda mais compromissos? Talvez, a fórmula da tranquilidade não esteja no aumento da quantidade de horas no dia, mas sim no melhor gerenciamento do seu tempo, sobretudo no trabalho. E quem pode fazer isso? Todos nós podemos! Basta que saibamos exatamente quais são nossos ladrões de tempo e alguma disciplina para focar nas tarefas. Veja 6 dicas preciosas para resolver de uma vez por todas a ladainha “não tenho tempo para nada” e otimizar suas horas focadas na saúde profissional, assim você terá mais tempo no restante do dia para gastar nas suas outras seis saúdes, a física, a familiar, a intelectual, a espiritual, a social e a financeira.   1 – Faça listas Antes de começar suas atividades do dia, pare e pense em tudo aquilo que você precisa fazer no período. Liste suas necessidades, uma a uma, das mais simples às mais complexas. A medida que for fazendo, vá riscando o item. Estudos indicam que quando riscamos itens de uma lista, o cérebro entende que estamos sendo produtivos – e estamos sendo mesmo – e se motiva a continuar no mesmo ritmo de resolução.

2 – Atenção máxima a uma tarefa Você está fazendo uma reunião por skype, enquanto lê um e-mail. Ou está fazendo compras, enquanto responde a mensagens no whatsapp. Está escrevendo um relatório, enquanto fala ao telefone. Essa nossa mania de querer fazer tudo ao mesmo tempo não é sinônimo de produtividade. Existe uma falsa ideia de que fazer duas ou várias coisas ao mesmo tempo seja sinal de alguém super produtivo. Que nada! Realizar mais de uma coisa só vai fazer com o tempo gasto no desempenho daquela tarefa seja maior e ainda corre-se o risco dela não ser feita com a devida atenção e cuidado. Então, foque sua atenção em uma coisa de cada vez e seja assertivo.

3 – Otimize seu tempo Já reparou em quanto tempo passamos esperando em uma fila? E o deslocamento para o trabalho no ônibus ou no metrô? Tem também a espera nos consultórios médicos. Use este tempo para fazer algo de produtivo, afinal pelo celular e pelo tablet conseguimos agilizar muitas coisas: responder a e-mails, ler um artigo, pagar as contas pelo Internet Banking. Enfim, use o tempo a seu favor.

4 – Elimine os vilões de produtividade Um estudo americano de 2014 provou que nosso tempo máximo de concentração em uma tarefa no computador é de apenas 59 segundos. Ou seja, em menos de um minuto de concentração total em uma tarefa, já desviamos o olhar para outra coisa. E quais são essas outras coisas? Aquele apito do whatsapp, a notificação do Facebook, o alerta do e-mail. Então, a dica é: quando for realizar uma tarefa no computador, feche todas as janelas possíveis, mantenha o celular afastado de você, em um volume baixo, e não deixe nenhuma rede social aberta. Assim, você garante que os principais vilões da produtividade estejam distantes.

5 – Escolha dois horários para os e-mails Muitos de nós tem o hábito de deixar o e-mail aberto e a todo instante fica checando o que recebeu, para responder depois. É bem provável que isso seja feito muitas vezes ao dia. Aí, em um dado momento, você volta lá na sua caixa de entrada, mas terá que ler tudo de novo para responder, não é mesmo?!? Então, economize seu tempo! Escolha dois horários espaçados para seus e-mails. Leia e já responda o que for necessário e jogue no lixo o que não for. Assim, você evita de entrar dez vezes lá, ganhando preciosos minutos em seu dia.

6 – Aprenda a delegar Essa pode ser uma missão muito difícil para quem tem a personalidade controladora. No entanto, é possível aprender a delegar. O primeiro passo é encontrar alguém no seu time com as habilidades para determinada função e ensiná-lo a fazer a tarefa. Ah, e uma observação importante: delegar não significa que você não precise acompanhar o processo. Você pode ficar por dentro sem desempenhar diretamente. Se você é freelancer ou autônomo, pode terceirizar parte do trabalho com outros profissionais ou com empresas focadas em parte do serviço que você executa. Compartilhando tarefas, certamente você ganhará bastante tempo.